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Dokumentenmanagement / DMS

Nicht erste Prio, wäre aber ein "Killer Feature"...

Nicht vergessen, auch Qsistant anzuschauen - leider (noch) nicht direkt ans ERP gebunden, aber das könnte man ja vielleicht machen?!

DMS (Dokumentenmanagement) im ERP => wäre das nicht eigentlich recht einfach? wenn ich einen Doctype "Dokument" anlege, mit Typ=>Select (Zeichnung, Parameter, Stückliste etc.), dann wäre es fast schon getan:

  • Dok-Nummer automatisch vergeben nach VL-3004-1 mit Verknüpfung zu Kunde, evtl. Projekt etc.
  • Dateianhang validieren, evtl. Dateiformat (Erweiterung) je Dok. fix halten und als Feld abspeichern
  • Buchen speichert das Attachment fix als Version X ab; statt Button "Abbrechen/Abändern" Button "Neue Version" darstellen (nur 1 Klick)
  • überlegen, wie man dennoch "Abbrechen" kann, evtl. über Menü
  • "Löschen" eher nicht zulassen - oder mit Vieraugenprinzip? evtl. auch normal, wenn das Dok. nirgendwo verknüpft ist.
  • Versionierung: Einzeiliger Text mit was geändert hat, automatisch Log erzeugen mit Datum/Mitarbeiter/Änderung (evtl MA Name als Text sichern)
  • Versionshistorie automatisch im Dok. zeigen, evtl. auch als PDF abspeichern
  • im jeweiligen Artikel (evtl. Projekt, falls man das mit anlegt) eine Übersicht der verlinkten Dokumente zeigen.
  • Option, reine Textdokumente als Inline-Dokumente zu verwalten, in einer Art Markdown-Format, so kann das Deckblatt und die Versionshistorie automatisch integriert werden und das PDF kann komplett im System erzeugt werden.

Grosse Frage, wie man dann mit Excel/Zeichnungen/etc umgeht - Killer Feature wäre, davon automatisch mit irgendeinem Clouddienst ein PDF zu erzeugen und diesem ein Deckblatt mit History voranzustellen. Man will ja letztlich die History und aktuelle Versionsnummer etc. nicht doppelt führen!! Wenn man das hinkriegt, lohnt sich der Aufwand!

Benefits

  • weniger Aufwand und mehr Sicherheit für die Versionierung
  • Bessere Übersicht über Dokumente in einem Projekt/Produkt
  • direkter Verweis im ERP auf "aktuelle Version von Dok. X" möglich - ggf. sogar automatisches Anhängen an AB, Mail etc.

Weitere Schlüsselfrage: ist ein "Projekt" evtl identisch mit der "Produktfamilie"? Spontan gesagt, eher nicht, da ein "Projekt" unterhalb einer Kundennr. zählt, während eine "Produktfamilie" kundenübergreifend ist, bzw. übergreifend zwischen Kunden- und Eigenprodukten! A voir.

Update 24.02.23

Am Libracore Hackathon das Thema gebracht. Neue Bedenken:

  • Die Idee vom “immer aktuelle Version der Zeichnung anhängen” beim Bestellen ist schon deshalb schlecht, weil eine Zeichnungsänderung oft mit Änderungen am Artikel einhergeht, was das Anlegen eines neuen Artikels bedingt. Es ist nicht so einfach!
  • Es gibt Gründe, warum kommerzielle DMS nicht gratis sind - man muss nicht immer das Rad neu erfinden

Libracore hatte 2016 das kostenlose SeedDMS an ERPNext angebunden. Könnte das was sein? Die Demo sieht eher “meh” aus, nicht simpel genug. Immerhin ist eine automatische PDF-Vorschau von Office-Dokumenten integriert und es gibt eine Review/Freigabe-Funktion.

Fazit: Es gibt Lösungsansätze, aber die Digitalisierung der Doku-Verwaltung mit Prozessstruktur/Nummerierung, Versionierung, Review/Freigabe etc. wäre doch recht aufwändig. Dafür hat das Thema momentan eine zu niedrige Priorität.

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Update 20.03.23

Wichtiges PRO: Nach IT-Integration IST/E+H wird aus der Produktion kein Zugriff auf die OneDrive-Daten mehr möglich sein. Um ein neues, separates Netzlaufwerk zu verhindern, bzw. dieses nur als temporäre Ablage zu brauchen, wäre es wünschenswert, alle Produktionsdaten im ERP ablegen zu können!